Переходим на электронные транспортные накладные: памятка для заказчика

Скачать памятку в PDF

Зачем подключаться уже сейчас

Это уже обязанность. С 01.09.2026 транспортная накладная, заказ и заявка формируются в электронном виде; бумага остаётся только для узкого перечня случаев, определённых Минтрансом.

Рыночное давление. Надёжные перевозчики и экспедиторы не принимают в работу заявку от контрагента без подключённого ЭДО — рейс просто не с кем оформить.

Сохранность груза. Электронная накладная фиксирует фактические места, массу и состояние груза в момент погрузки и приёмки — расхождения видны сразу и подтверждаются документально.

Что такое ЭТрН и что понадобится вам

ЭТрН — электронная транспортная накладная. Бумажный бланк заменяется электронным документом, который участники перевозки по очереди подписывают электронными подписями, а данные автоматически попадают в государственную систему ГИС ЭПД.

Документы экспедиции

ПЭ — поручение экспедитору: ваше задание нам на организацию перевозки; оформляется и подписывается заказчиком и экспедитором в электронном виде через оператора ИС ЭПД.

ЭР — экспедиторская расписка: оформляется, когда мы принимаем груз во владение. С 01.09.2026 эти документы обязательны в электронном виде.

Как подписывается накладная

ЭТрН состоит из титулов: Т1 — титул грузоотправителя (сведения о грузе и погрузке), Т2 — титул перевозчика (приём груза), Т3 — титул грузополучателя (приёмка), Т4 — титул перевозчика (завершение перевозки). Подписи ставятся строго по порядку. Титулы подписываются электронной подписью по требованиям законодательства и используемого сервиса ЭПД (сотрудникам организаций понадобится МЧД); у водителя — отдельное подтверждение приёма и выдачи груза со смартфона.

Что понадобится с вашей стороны — один раз

• КЭП организации (или КЭП сотрудника + машиночитаемая доверенность МЧД) — та же подпись, которой вы подписываете отчётность.
• Подключение к оператору ЭДО, работающему с ГИС ЭПД.
• Ответственный сотрудник, который будет электронно подписывать титулы там, где нужна ваша подпись, — при приёмке груза на вашем складе и при внутренних перемещениях.

Как читать схемы

Для каждой схемы приведена таблица: слева — роль в перевозке и организация, справа — какие документы эта организация подписывает. Зелёная ячейка «КЭП» — здесь нужна подпись. Жёлтая строка — кто указан в накладной грузоотправителем (разделом 1). Роли: Заказчик — вы как сторона договора экспедиции; ГО — грузоотправитель в ЭТрН; ЛОП — лицо, осуществляющее погрузку; ПРВ — перевозчик; ГП — грузополучатель.

Почему грузоотправитель в накладной — не всегда тот, кто грузит

Грузоотправитель в ЭТрН — это сторона перевозки, а не «кто стоит у погрузчика». Если мы приняли груз во владение (выдали вам Экспедиторскую расписку) — грузоотправителем указываемся мы с отметкой «является экспедитором», а вы — в разделе 1а «Заказчик». Если груз мы во владение не принимали — грузоотправитель вы.

Отдельная роль — лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП): оно указывается в разделе 8 накладной и подписывает титул 1. Когда груз принят нами во владение, заказчик услуг в этой роли указан быть не может — ЛОП здесь либо мы сами, либо привлечённое нами третье лицо (например, ваш поставщик). Площадка, с которой уходит груз, отражается в разделе 8 отдельной строкой — как владелец объекта инфраструктуры пункта погрузки.

Схема 1. Перевозка с вашего склада внешнему получателю

Вы отправляете груз со своего склада внешнему получателю — покупателю или любому другому адресату. Мы подбираем перевозчика и организуем рейс. Груз мы принимаем во владение в момент погрузки и выдаём вам экспедиторскую расписку; физически он уходит с вашего склада сразу перевозчику. Поэтому грузоотправитель в накладной — мы, а вы — в разделе 1а «Заказчик».

Роль	Организация	ПЭ	ЭР	Т1 (ГО)	Т2 (ПРВ)	Т3 (ГП)	Т4 (ПРВ)
Заказчик	ООО «Клиент» (вы)	КЭП	КЭП
Экспедитор	ООО «РИО-НОРТ ГРУПП» (мы)	КЭП	КЭП
Грузоотправитель	ООО «РИО-НОРТ ГРУПП» (мы)			раздел 1 + отметка «является экспедитором»; вы — в 1а
Лицо, осущ. погрузку	ООО «РИО-НОРТ ГРУПП» (мы)			КЭП
Владелец объекта инфраструктуры	ООО «Клиент» (вы)	указан в разделе 8 как площадка погрузки; подпись не требуется
Перевозчик	ООО «Перевозчик»				КЭП		КЭП
Грузополучатель	ООО «Получатель»					КЭП

* Титул 1 — титул грузоотправителя; подпись под ним ставит лицо, осуществляющее погрузку. Когда экспедитор принял груз во владение, заказчик услуг в этой роли указан быть не может, поэтому титул 1 подписываем мы — сотрудник с КЭП и МЧД. Ваши сотрудники грузят машину физически; юридически погрузка идёт от нашего имени.

Что делаете вы

• подписываете ПЭ — поручение на организацию перевозки;
• подписываете ЭР — экспедиторскую расписку на принятый нами груз;
• передаёте нам фактические данные по погрузке — количество мест, массу, состояние груза — до подписания титула 1;
• титулы накладной вы в этой схеме не подписываете.

Что делаем мы

• принимаем груз во владение и выдаём вам ЭР;
• выступаем лицом, осуществляющим погрузку, и подписываем титул 1 своей КЭП — присутствие нашего сотрудника на вашем складе для этого не требуется;
• подбираем перевозчика и формируем ЭТрН;
• ведём накладную до подписи получателя.

Предупредите получателя. Грузополучатель должен быть готов подписать титул приёмки (Т3) своей КЭП при выгрузке — без его подписи накладная не закроется. Для этого ему понадобятся КЭП и подключение к оператору ЭДО.

Схема 2. Вывоз со склада поставщика на ваш склад

Вы купили товар, и мы вывозим его от поставщика к вам. В этой схеме мы принимаем груз во владение и выдаём вам экспедиторскую расписку. Поэтому грузоотправителем в накладной указываемся мы, а вы — в разделе 1а «Заказчик».

Роль	Организация	ПЭ	ЭР	Т1 (ГО)	Т2 (ПРВ)	Т3 (ГП)	Т4 (ПРВ)
Заказчик	ООО «Клиент» (вы)	КЭП	КЭП
Экспедитор	ООО «РИО-НОРТ ГРУПП» (мы)	КЭП	КЭП
Грузоотправитель	ООО «РИО-НОРТ ГРУПП» (мы)			раздел 1 + отметка «является экспедитором»; вы — в 1а
Лицо, осущ. погрузку	ООО «Поставщик»			КЭП
Перевозчик	ООО «Перевозчик»				КЭП		КЭП
Грузополучатель	ООО «Клиент» (вы)					КЭП

* Титул 1 — титул грузоотправителя; подпись под ним ставит лицо, осуществляющее погрузку, — сотрудник с КЭП и подтверждёнными полномочиями (при погрузке третьим лицом — по доверенности/МЧД). Здесь это поставщик: он не является заказчиком наших услуг, поэтому может быть указан в этой роли.

Что делаете вы

• подписываете ПЭ и ЭР;
• передаёте нам контакты и реквизиты поставщика;
• при приёмке на вашем складе подписываете титул 3 КЭП, фиксируете расхождения, если они есть.

Что делаем мы

• выдаём ЭР и принимаем груз во владение;
• подбираем перевозчика;
• формируем ЭТрН (мы — грузоотправитель) и координируем подписание титула 1 поставщиком при отгрузке.

Предупредите поставщика. Поставщик в этой схеме — лицо, осуществляющее погрузку: при отгрузке его сотрудник подписывает титул 1 своей КЭП (полномочия подтверждаются документально, при необходимости — МЧД). Заранее сообщите ему, что перевозка оформляется в ЭТрН, и передайте нам его реквизиты.

Схема 3. Вывоз со склада поставщика внешнему получателю

Транзитная поставка: вы купили товар у поставщика и продаёте его дальше — груз едет от поставщика сразу вашему покупателю, минуя ваш склад. Как и в схеме 2, мы принимаем груз во владение по ЭР и выступаем грузоотправителем. Ваша организация в накладной — раздел 1а «Заказчик»; титулы ЭТрН вы не подписываете вовсе.

Роль	Организация	ПЭ	ЭР	Т1 (ГО)	Т2 (ПРВ)	Т3 (ГП)	Т4 (ПРВ)
Заказчик	ООО «Клиент» (вы)	КЭП	КЭП
Экспедитор	ООО «РИО-НОРТ ГРУПП» (мы)	КЭП	КЭП
Грузоотправитель	ООО «РИО-НОРТ ГРУПП» (мы)			раздел 1 + отметка «является экспедитором»; вы — в 1а
Лицо, осущ. погрузку	ООО «Поставщик»			КЭП
Перевозчик	ООО «Перевозчик»				КЭП		КЭП
Грузополучатель	ООО «Получатель»					КЭП

* Титул 1 — титул грузоотправителя; подпись под ним ставит лицо, осуществляющее погрузку, — сотрудник с КЭП и подтверждёнными полномочиями (при погрузке третьим лицом — по доверенности/МЧД).

Что делаете вы

• подписываете только ПЭ и ЭР — это все ваши подписи в этой схеме;
• передаёте нам данные поставщика и получателя;
• предупреждаете обоих контрагентов, что рейс оформляется в ЭТрН.

Что делаем мы

• принимаем груз во владение по ЭР;
• подбираем перевозчика и формируем ЭТрН;
• координируем подписи поставщика (Т1), перевозчика (Т2/Т4) и получателя (Т3), держим вас в курсе статуса рейса.

Удобство схемы. Это самая «лёгкая» для вас схема: обе точки — чужие склады, погрузка и приёмка проходят на их площадках, а вы видите статус перевозки и получаете полный комплект электронных документов для бухгалтерии.

Схема 4. Перевозка с вашего склада на ваш склад

Внутреннее перемещение: груз едет между вашими складами. Отправитель и получатель — одно лицо (вы), груз мы во владение не принимаем. Вы — и грузоотправитель, и грузополучатель. В этом случае экспедиторская расписка не оформляется.

Роль	Организация	ПЭ	ЭР	Т1 (ГО)	Т2 (ПРВ)	Т3 (ГП)	Т4 (ПРВ)
Заказчик	ООО «Клиент» (вы)	КЭП
Экспедитор	ООО «РИО-НОРТ ГРУПП» (мы)	КЭП
Грузоотправитель	ООО «Клиент» (вы)			указан в разделе 1 ЭТрН
Лицо, осущ. погрузку	ООО «Клиент» (вы)			КЭП
Перевозчик	ООО «Перевозчик»				КЭП		КЭП
Грузополучатель	ООО «Клиент» (вы)					КЭП

Что делаете вы

• подписываете ПЭ;
• склад отправления подписывает титул 1 при погрузке;
• склад назначения подписывает титул 3 при приёмке.

Что делаем мы

• подбираем перевозчика;
• готовим проект накладной и сопровождаем подписание;
• ЭР не оформляем — груз остаётся в вашем владении.

Можно ехать и с бумажной накладной. В этом случае транспортная накладная может оформляться на бумажном носителе в соответствии с п. 7 приложения к Приказу Минтранса России от 01.06.2026 № 262 — он применяется, когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом. Ваши внутренние перемещения — ровно этот случай. Обратите внимание: исключение работает, только пока грузоотправителем выступаете вы сами; мы для таких рейсов груз во владение сознательно не принимаем, чтобы право на бумажный вариант сохранялось. Рекомендуем тем не менее вести и эти рейсы в электронном виде — один процесс для всех перевозок проще, чем два.

Чек-лист заказчика и частые вопросы

Ваши подписи в каждой схеме — сводно

Схема	Вы подписываете	ЭР	Грузоотправитель в ЭТрН
1. С вашего склада внешнему получателю	ПЭ, ЭР	да	экспедитор
2. От поставщика на ваш склад	ПЭ, ЭР, Т3 (приёмка)	да	экспедитор
3. От поставщика внешнему получателю	только ПЭ и ЭР	да	экспедитор
4. С вашего склада на ваш склад	ПЭ, Т1 и Т3	нет	вы (возможна бумажная ТрН)

Перед первым рейсом

1. Проверьте КЭП и МЧД. Подпись организации действует; у сотрудников, которые будут подписывать титулы, есть КЭП и МЧД.
2. Подключитесь к ЭДО. Понадобится сервис оператора ЭДО, работающего с ГИС ЭПД, — в нём подписываются все титулы.
3. Подпишите договор экспедиции. Дальнейшие документы по каждому рейсу (ПЭ, ЭР) подписываются уже в электронном виде.
4. Предупредите контрагентов. Поставщиков и получателей — им тоже понадобятся КЭП для подписания своих титулов.

Частые вопросы

Почему в схемах 1, 2 и 3 грузоотправитель — экспедитор, ведь груз не его?
Так требуют правила оформления накладной: если экспедитор принял груз во владение (выдал ЭР), в разделе 1 указывается он с отметкой «является экспедитором», а заказчик — в разделе 1а. На право собственности это не влияет.

Почему мой склад не указан как лицо, осуществляющее погрузку?
Если груз принят экспедитором во владение и грузоотправитель — он, заказчик услуг в роли лица, осуществляющего погрузку, указан быть не может. Ваш склад отражается в разделе 8 как владелец объекта инфраструктуры пункта погрузки. Физически грузят ваши сотрудники — юридической стороны это не меняет.

Что, если у поставщика или получателя нет КЭП и ЭДО?
Сообщите нам заранее: без подписи лица, осуществившего погрузку, и получателя электронная накладная не будет завершена. Контрагенту понадобятся КЭП и подключение к оператору ЭДО.

Зачем нужна экспедиторская расписка?
ЭР фиксирует, что груз перешёл в наше владение. Для экспедитора выдача ЭР при приёме груза — обязанность по закону (ФЗ-140). Условия ответственности сторон определяются договором экспедиции.

Что видит налоговая?
Сведения подписанных титулов поступают в ГИС ЭПД. Электронные перевозочные документы используются в бухгалтерском и налоговом учёте в установленном законодательством порядке; состав первичных документов зависит от схемы оформления перевозки.

Наши услуги

Мы оформляем в ЭТрН все перевозки — от магистральных грузоперевозок и доставки негабаритных и тяжеловесных грузов до проектных перевозок промышленного оборудования. Как отправить паллетированный груз отдельной машиной или сборным рейсом, разбираем в статье «Перевозка паллет по России».

Нормативная база

ФЗ-259 «Устав автомобильного транспорта» (ст. 8), ФЗ-87 «О транспортно-экспедиционной деятельности» и ФЗ-140 от 07.06.2025, ПП РФ № 2116 от 30.11.2021 (обмен электронными перевозочными документами), Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, утверждённые Минтрансом России и действующие с 01.09.2026 (пришли на смену ПП РФ № 2200 от 21.12.2020), Приказ Минтранса России № 262 от 01.06.2026 (случаи оформления накладной на бумаге), приказы ФНС России о форматах электронных перевозочных документов.

Подготовлено ООО «РИО-НОРТ ГРУПП». По вопросам подключения к ЭТрН: 8 (846) 300-42-50, info@rio-nort.ru. Материал носит справочный характер; в спорных случаях приоритет — у текстов нормативных актов.